Volkstuindersvereniging Amby, gevestigd aan de Hooverenweg 35 in Maastricht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden. De vereniging verzamelt deze gegevens voor zover ze nodig zijn voor het doel van de vereniging, namelijk het beheren en in standhouden van het volkstuincomplex Amby. De gegevens worden opgenomen in bestanden voor de administratieve en financiële huishouding. De vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van deze persoonsgegevens en beschrijft in dit privacyreglement hoe wij omgaan met deze gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Verantwoordelijke
Volkstuindersvereniging Amby
Website (in ontwikkeling): https://vtvamby.nl
E-mail: vtvamby@gmail.com
2. Persoonsgegevens die wij verwerken
VTV Amby verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de activiteiten van de vereniging uit te voeren. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we verwerken:
- Voor- en achternaam
- Aanhef
- Geboortejaar
- Adres en woonplaats
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Lidmaatschapsgegevens
- Gegevens die je verstrekt bij aanmelding voor educatieve of bindings-activiteiten
- Betalingsgegevens
- Eventuele communicatie (e-mail, formulieren, correspondentie)
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het beheren van het lidmaatschap
- Het organiseren en uitvoeren van verenigingsactiviteiten
- Communicatie over beleid, verenigingsnieuws en activiteiten
- Administratie en financiële afhandeling
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
4. Grondslag van de verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van:
- De uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld het huren van een perceel of deelname aan een cursus/activiteit)
- Een wettelijke verplichting
- Het gerechtvaardigd belang van de vereniging (zoals ledenadministratie)
5. Minderjarigen
VTV Amby heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar). We verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
6. Bewaartermijnen
VTV Amby bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de vereniging wettelijk verplicht is gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld ten behoeve van de financiële administratie). We hanteren de volgende bewaartermijnen: Persoonsgegevens worden verwijderd van de actieve ledenlijsten binnen vier weken na beëindiging lidmaatschap als er geen openstaande financiële verplichtingen meer zijn. Na zeven jaar worden de persoonsgegevens pas verwijderd uit de financiële administratie om te kunnen voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.
7. Delen van persoonsgegevens
VTV Amby zal je gegevens niet aan derden verstrekken, anders dan in dit privacyreglement gemeld, tenzij je daarvoor je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven of VTV Amby daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechtelijke uitspraak.
8. Beveiliging
De ledenadministratie wordt door de ledenadministrateur en penningmeester van het bestuur beheerd en verwerkt in een beveiligd softwarepakket. Clusterbeheerders hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens van de leden binnen het aan hun toegewezen cluster. Overige bestuursleden hebben enkel in overleg met de ledenadministrateur toegang tot deze gegevens en alleen om hun functie uit te kunnen oefenen.
9. Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten
- Via de ledenadministratie van VTV Amby kun je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te laten wijzigen of te laten verwijderen. De ledenadministratie neemt je verzoek in behandeling en zal je binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
- Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3, kun je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
- Als je klachten hebt over de wijze waarop de vereniging je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kun je contact opnemen met het bestuur van de vereniging via vtvamby@gmail.com. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacyreglement kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie via vtvamby@gmail.com.
10. Website en cookies
Zodra de website van VTV Amby in gebruik wordt genomen, kunnen functionele cookies worden ingezet om de website goed te laten werken. Wij gebruiken geen cookies die de privacy van bezoekers onnodig schenden.
11. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast bij wijzigingen in onze werkwijze of wetgeving. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website of aan te vragen via vtvamby@gmail.com.